Les universités et les entreprises offrant des produits et des services essentiels continuent de maintenir les déplacements domicile-travail dans les villes d’Amérique du Nord. Une étude publiée en avril 2023 par l’université Vanderbilt illustre bien l’évolution des habitudes de déplacement au cours des dernières années. Sans surprise, les enseignants et les étudiants continuent de se rendre à l’université au moins trois ou quatre jours par semaine, alors que le personnel est confronté à des trajets plus longs. Et pour les entreprises offrant des produits et des services essentiels, le nombre de jours de déplacement est généralement beaucoup plus élevé. Et soyons honnêtes, personne n’aime perdre du temps dans le trafic ! Une enquête Gallup révèle que les trajets de 30 minutes seulement peuvent entraîner une augmentation du stress et des problèmes de gestion de la colère. Comme solution pour faciliter les déplacements, les auteurs de l’étude proposent l’organisation de covoiturage et le transport en commun comme solution de remplacement aux voitures à un seul passager.
Seul bémol ; l’organisation de transport de groupe peut s’avérer ardue en raison des conflits d’horaires, des problèmes de communication avec les entreprises de location d’autobus nolisés et les problèmes de comptabilité qui en découlent. Par conséquent, centraliser le processus de location d’autobus peut s’avérer être la meilleure solution pour les universités et les entreprises qui tentent de réduire les coûts et complications liés aux déplacements domicile-travail.
Lisez la suite pour une plongée approfondie dans le processus de location de bus à charte centralisé
● Gestion et coordination plus faciles grâce à la réservation centralisée d’autobus nolisés.
● Réduction des coûts grâce à un plus gros volume de location d’autobus nolisés.
● Mise en œuvre d’un processus de centralisation de la location d’autobus nolisés.
Gestion et coordination plus faciles grâce à la réservation centralisée des autobus nolisés
Si vous avez déjà essayé d’organiser une sortie d’entreprise ou de coordonner un itinéraire de voyage, vous êtes probablement familier avec l’anxiété et les efforts nécessaires pour parvenir. La situation est encore plus complexe lorsque l’on multiplie les types de voyages et le nombre d’usagers. Par exemple, l’enquête de l’université Vanderbilt explique que les étudiants postdoctoraux peuvent être amenés à parcourir des distances plus courtes plus fréquemment, alors que les membres du personnel peuvent avoir besoin de parcourir de plus longues distances, mais moins souvent.
Centraliser la réservation d’autobus nolisés permet très certainement de gagner du temps lorsque vient le temps de vérifier la disponibilité et effectuer la recherche de prestataires pour chaque département ou équipe. En consolidant les activités des prestataires de services, il est possible de négocier des conditions plus avantageuses, améliorer la transparence et la traçabilité des voyages de groupe. Par ailleurs, les universités peuvent avoir des représentants qui participent à diverses conférences ou visites en dehors du campus, élargissant ainsi la gamme de types de voyages pour lesquels les coordinateurs doivent trouver des moyens de transport.
De nombreuses organisations doivent également faire face à la nature imprévisible des voyages de groupe en raison de l’évolution des normes en matière de travail hybride, essentiel et à distance. Le fait de regrouper tous ces types de voyages sur une seule plateforme peut réduire la complexité et le temps nécessaire à l’organisation du transport. La centralisation du processus peut également garantir un meilleur respect des délais, plus de transparence et simplifier la coordination des voyages de groupe. Enfin, il est plus facile de demander des comptes aux fournisseurs et d’exiger une plus grande flexibilité et un meilleur service en consolidant tous les types de voyages.
Réduction des coûts grâce à un plus gros volume de location d’autobus nolisés
Lorsque l’on compare les coûts de location d’autobus nolisés à ceux des locations de voitures ou des taxis privés, il faut tenir compte du volume et des macro-tendances telles que le coût du carburant. Par exemple, la hausse du coût du carburant a poussé les chauffeurs de taxi de New York à augmenter leurs tarifs de 23 % en 2022, alors que les prix des locations de voitures ont également augmenté de 50 % par rapport aux tarifs d’avant la pandémie. En revanche, la location d’un autobus nolisé peut coûter entre 600 et 1200 dollars par jour. Si vous faites le calcul, le coût par personne est somme toute très raisonnable si on considère le nombre de trajets effectués dans une même journée pour un grand groupe.
Un autre facteur primordial à prendre en compte est la réduction possible des tarifs en regroupant tous les besoins de location d’autobus auprès d’un seul fournisseur. Les responsables des finances et de l’administration des universités et des organisations privées peuvent certainement réaliser de bonnes économies et négocier de meilleurs tarifs en travaillant avec moins de fournisseurs sur une base régulière.
Outils et processus de centralisation de la location d’autobus nolisés
- Publier les procédures opérationnelles standards (SOP) sur les portails internes ou
l’intranet. - Acheminer toutes les réservations par l’intermédiaire d’un seul intervenant interne.
- Créer une plateforme de réservation personnalisée en collaborant avec votre prestataire
de services.
Le premier pas vers la centralisation du processus de location d’autobus nolisés consiste à définir les procédures opérationnelles standards (SOP) et à les publier sur une base de connaissances interne. Que ce soit pour coordonner les déplacements de groupe pour une université ou une organisation à but non lucratif, la création d’une base de données en ligne facilement accessible peut vous faire économiser temps et efforts. Assurez-vous de rendre ces informations disponibles sur les canaux de communication internes tels que Slack ou sur l’intranet de l’entreprise. Elles peuvent également faire partie du processus d’intégration des nouveaux employés pour une plus grande efficacité.
Il est tout aussi important de vous associer avec le bon fournisseur que de définir les procédures opérationnelles standards. Par exemple, Bus.com affecte généralement un gestionnaire de compte dédié aux universités aux entreprises et autres organisations. Les universités et les organisations peuvent également tirer profit de la création d’un portail web ou d’une application personnalisée pour centraliser les achats de voyages de groupe. De cette manière, tous les membres de l’organisation peuvent automatiquement se conformer à un processus standardisé. Si votre budget ne vous permet pas un développement sur mesure, vous pouvez toujours utiliser des outils tels que JIRA et Confluence pour standardiser les demandes de location d’autobus nolisés.
Bien que centraliser le processus de location peut représenter un défi en raison de l’effort requis pour changer la structure organisationnelle, les avantages en valent presque toujours la chandelle en matière d’économies de temps, de coûts et de problèmes liés à la coordination des transports de groupe.
