La coordination des déplacements professionnels a considérablement changé ces deux dernières années. Avec la démocratisation du télétravail, et du travail en mode hybride, les employés n’habitent plus nécessairement dans la même municipalité. Cette nouvelle réalité complexifie la tâche des gestionnaires chargés de coordonner les déplacements. La situation est d’autant plus difficile que la haute saison en matière de déplacements coïncide avec les calendriers de planification des conférences du 3e trimestre. Par conséquent, les gestionnaires et les coordinateurs sont souvent confrontés à des difficultés comme des estimations tardives des plans de voyage, un manque de transparence concernant la disponibilité des véhicules ou des estimations inexactes qui doivent être corrigées. Et ces contretemps ont souvent un effet bien involontaire sur la productivité. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des moyens d’éviter cette situation ! Voici quelques conseils pour gagner du temps en ce qui a trait à la coordination des déplacements professionnels.
- Centraliser la planification des déplacements
- Investir dans la mise en place d’un réseau de fournisseurs d’options de déplacement et système d’évaluation
- Obtenir l’aide d’experts en achat de voyages pour l’estimation
- Facteur de préparation aux risques en haute saison
Centraliser la planification des déplacements
Laisser chaque membre de l’équipe planifier ses déplacements et réclamer ses frais peut paraître comme étant une solution alléchante pour gagner du temps. Toutefois, cette mesure peut être contre-productive à bien des égards. Par exemple, le covoiturage est souvent long à organiser et plus coûteux que des options comme un service de navette, et certainement plus dommageable pour l’environnement avec des émissions par habitant plus élevées. Et ce, sans parler du traitement des demandes de remboursement des frais dans le cas d’une équipe nombreuse — demandes qui doivent souvent être revues et corrigées par le département de comptabilité. La Global Business Travel Association estime que les entreprises passent plus de 3 000 heures à corriger des erreurs dans les demandes de remboursement des frais de voyage. L’élaboration d’un itinéraire de voyage cohérent améliore le contrôle et le respect des délais, tout en simplifiant le traitement des paiements.
Investir dans la mise en place d’un réseau de fournisseurs d’options de déplacement et système d’évaluation
L’estimation et l’obtention de devis précis de la part de vos fournisseurs pour tout voyage de groupe se transforment souvent en une mission périlleuse en raison de l’écart entre les dépenses budgétées et les dépenses réelles. Des retards, même minimes, dans la réservation d’un vol peuvent faire grimper les prix bien au-delà du budget. Une annulation de dernière minute de la part d’un opérateur d’autocar peut avoir le même effet. C’est peut-être cliché, mais lorsqu’il est question d’estimation des coûts, il est essentiel d’envisager l’exercice comme un marathon, et non pas comme un sprint. Une estimation précise des coûts de déplacement n’est possible que si vous vous engagez à bâtir un réseau de fournisseurs de confiance et à créer un système d’évaluation sur mesure pour votre entreprise. Plus vous évaluerez vos fournisseurs de manière granulaire, plus la coordination de vos déplacements se fera en douceur. Par exemple, évaluer les temps de réponse de chacun des membres de l’équipe de votre fournisseur de service ou leur réaction en cas de crise vous permet d’établir un profil complet. C’est aussi une façon de renforcer, données à l’appui, le fait que les incidents ponctuels ne sont pas le reflet d’une relation à long terme !
Obtenir l’aide d’experts en achat de voyages pour l’estimation
Coordonner les déplacements professionnels peut être difficile avec de nombreux horaires et tâches à accomplir. C’est d’autant plus vrai lorsque les délais sont courts et que vous essayez de trouver les meilleurs moyens de transport pendant la période la plus occupée de l’année. Pendant que vous développez votre base de données et vos processus pour être plus efficace dans la coordination de vos déplacements cette année, il serait judicieux de faire appel à des experts en achats professionnels pour des aspects bien précis. Par exemple, l’équipe d’experts de Bus.com peut vous aider à simplifier tous les transports routiers, les liaisons avec les aéroports et les navettes d’équipe pour les événements hors site. Une fois l’estimation du voyage et la coordination avec les opérateurs ou les chauffeurs prises en charge, vous pouvez vous concentrer sur d’autres points figurant sur la liste de vos priorités en matière de voyages professionnels. Travailler avec un grand fournisseur de services d’approvisionnement présente
également l’avantage de pouvoir adapter et optimiser les coûts, réduire les frais de déplacement et profiter d’une plus grande disponibilité.
Facteur de préparation aux risques en haute saison
La coordination des voyages en haute saison est particulièrement difficile pour les entreprises privées qui n’ont aucun moyen d’anticiper ou de contrôler des facteurs externes d’importance. Par exemple, les récents feux de forêt au Canada ont réduit la visibilité dans de nombreuses régions de l’État de New York, ce qui a entraîné des répercussions sur le trafic, les retards de vols et la congestion. Comme c’est souvent le cas, de tels événements peuvent mettre en péril les plans de voyage des équipes. Bien qu’il soit impossible d’atténuer les effets des catastrophes, se doter de plans d’urgence vous évitera d’avoir à combattre des « incendies » à la dernière minute. La seule solution est de fournir des efforts supplémentaires et de prendre en compte des variables autres que le budget, le calendrier et la disponibilité. Par exemple, n’oubliez pas de demander si votre prestataire propose des chauffeurs de réserve ou s’il existe des options de transport en commun pour atteindre la destination. Le maintien d’un cadre de préparation aux risques, que vous pouvez mettre à jour chaque fois que vous constatez un changement dans le plan, peut réduire le temps perdu à gérer la crise. Un cadre bien documenté constitue également un guide pour les futurs coordinateurs qui rejoindront votre équipe et qui pourront bénéficier des connaissances acquises.
Voyager en groupe peut s’avérer difficile pendant la haute saison, avec des augmentations de coûts et des retards inattendus. Cependant, en planifiant, en anticipant les obstacles éventuels et en rationalisant votre processus de coordination, vous pourrez surmonter les difficultés rencontrées en cours de route.
