L’arrêt forcé des voyages pendant la pandémie a certainement rendu plus difficile la coordination des déplacements d’affaires. Que ce soit pour un séminaire d’équipe, une formation ou une conférence, les organisateurs ont peut-être constaté que les dépenses liées aux déplacements étaient plus importantes qu’anticipées. Et pour cause ; selon l’indice des prix des voyages NerdWallet, le prix des nuitées à l’hôtel, le coût des billets d’avion et des frais de locations de voiture ont augmenté de 18 % par rapport aux niveaux de 2019. Les dépenses liées à la location de voitures constituent d’ailleurs le plus important poste de dépense avec un bond d’environ 50 % par rapport à la période pré pandémie. Par conséquent, si vous comptez sur la location de voitures ou d’autocars pour le transport de vos équipes, cette hausse des coûts pourrait avoir un impact considérable sur vos budgets de déplacement.
Nous vous invitons à poursuivre votre lecture pour en savoir plus sur les raisons qui expliquent l’augmentation des frais de déplacement et les mesures que vous pouvez prendre pour éviter de payer un supplément.
Pénurie de conducteurs d’autobus et de main-d’œuvre dans l’industrie
Une importante pénurie de conducteurs dans l’ensemble de l’industrie du transport explique la hausse considérable des coûts de déplacements ces dernières années. À titre d’exemple, les exploitants d’autobus faisant partie du réseau Bus.com ont été contraints d’augmenter leurs coûts en raison de différents facteurs, tels que l’augmentation des salaires versés aux chauffeurs pour les attirer ou les fidéliser, ainsi que les heures supplémentaires payées pour les quarts de travail en plus. Bus.com comble souvent le manque de chauffeurs en faisant appel aux services de conducteurs sur appel qui réclament des honoraires plus élevés, ce qui n’est pas sans conséquence sur les coûts de déplacement. Voici quelques frais cachés liés à la pénurie de conducteurs et de main-d’œuvre qui peuvent être répercutés sur les entreprises :
- Augmentation du coût par voyageur attribuable à la hausse du prix des billets facturé par les agences.
- Coûts de recrutement et de formation des nouveaux conducteurs.
- Coûts d’entretien des véhicules en raison de la pénurie de conducteurs, ce qui entraîne une utilisation plus intensive d’un nombre réduit de véhicules.
- Prix des nuitées à hôtel plus élevés de 15,2 % par rapport à 2019 en raison de la
pénurie de main-d’œuvre dans l’industrie hôtelière.
L’augmentation du prix du carburant contribue à la hausse des frais
de déplacement
Bien que le prix de l’essence ait diminué au cours des derniers mois par rapport au sommet de 2022, les prix avoisinent toujours 3,50 $ le gallon, soit environ 35 % de plus qu’en 2019. Par conséquent, les entreprises ou les groupes privés qui organisent des transports pour les affaires ou pour assister à des événements peuvent s’attendre à des factures plus élevées de la part des fournisseurs d’autobus nolisés. La hausse du prix du carburant est d’ailleurs l’un des principaux facteurs qui expliquent l’augmentation du prix des courses en taxis et la hausse des frais de covoiturage partout au pays.
À titre d’exemple, les autorités de la Ville de New ont approuvé en 2022 une augmentation du prix des courses en taxis de 23 % en raison de l’inflation et de la hausse du prix des carburants. Ainsi, si vos équipes voyagent depuis et vers l’aéroport JFK pour assister à une conférence dans la Grosse Pomme, vous paierez désormais 70 dollars plutôt que 52 dollars pour une course, et ce, sans compter le supplément de 5 dollars facturés aux heures de pointe. Pour un grand groupe, à l’itinéraire complexe, ce type de coûts imprévus finit par gonfler le budget attribué aux déplacements.
Conseils pour limiter les dépenses liées aux déplacements d’affaires
● Faites appel à des navettes pour maîtriser les coûts.
● Organisez vos déplacements à l’avance.
● Faites preuve de stratégie en ce qui concerne les modes de déplacement.
● Planifiez vos voyages d’affaires de concert avec des experts.
Si les responsables des déplacements d’affaires ont du mal à contrôler les budgets en raison des facteurs évoqués jusqu’à présent, il existe tout de même des moyens de maîtriser les coûts. Même s’il coûte plus cher qu’avant de noliser un autocar, ce moyen de transport coûte moins cher par personne que l’utilisation de taxis pour les grands groupes. En outre, l’utilisation d’une navette privée peut vous aider à éviter les problèmes de facturation et de remboursement liés à la location d’une voiture ou à l’utilisation des services de taxis.
Un autre moyen efficace de réduire les dépenses liées aux voyages d’affaires est de prévoir le coup ! Les spécialistes de la réservation de Bus.com vous recommandent de réserver vos déplacements de trois à quatre mois avant la date prévue du départ. CheapAir.com recommande également une fenêtre de 46 à 162 jours pour réserver vos billets d’avion.
Ce n’est pas toujours possible de tout planifier, mais vous pouvez certainement trouver la meilleure option pour réduire vos frais de déplacement. Par exemple, la réservation d’un autobus scolaire peut être nettement moins chère pendant les vacances d’été ou les vacances du printemps. En revanche, la réservation d’un autocar peut s’avérer plus raisonnable pendant les mois d’hiver dans le nord-est du pays lorsque les voyages d’agrément ralentissent.
Enfin, la planification des déplacements d’affaires ou des itinéraires d’événements peut être difficile, donc il est toujours profitable de s’en remettre à des experts ! Les spécialistes de la réservation de Bus.com savent comment faciliter les voyages complexes ou les déplacements d’équipe. Comme ils ont une excellente compréhension des facteurs qui peuvent contribuer à faire augmenter vos frais de déplacement, les membres de notre équipe sont bien outillés pour vous aider à coordonner vos voyages pour les conférences à venir ou vos besoins.
